Klachten- en klokkenluidersregeling

Klachten- en klokkenluidersregeling — Statements Assurance & Advisory

Versie 1.0 — Inwerkingtreding 1 januari 2026

1. Inleiding

Deze regeling waarborgt dat zowel interne medewerkers als externe partijen vermoedelijke onregelmatigheden binnen of ten behoeve van onze organisatie kunnen melden zonder risico op nadelige consequenties voor hun rechtspositie. De regeling beoogt:

• Het tijdig registreren en vertrouwelijk behandelen van meldingen.
• Het adequaat onderzoeken van gegronde meldingen en het nemen van passende corrigerende maatregelen.

2. Scope

De klokkenluidersregeling is van toepassing op de volgende situaties:

• Klachten ten aanzien van de uitvoering van een (wettelijk) controle- of andere assurance-opdracht.
• Handelingen die kunnen leiden tot strafbare feiten door Statements Assurance & Advisory B.V. of haar medewerkers.
• Werkelijke of vermoedelijke overtredingen van externe wet- en regelgeving door de organisatie of haar medewerkers.
• Werkelijke of vermoedelijke overtredingen van interne beleidsregels, procedures of gedragsnormen.
• (Dreigende) intimidatie, pesterijen of machtsmisbruik tussen collega's of door leidinggevenden.
• (Dreigende) ongeoorloofde vernietiging, wijziging of manipulatie van bedrijfsgegevens of -informatie.
• Alle overige situaties die, naar oordeel van de melder, geschikt zijn voor een vertrouwelijke melding.

Meldingen over meningsverschillen of ontevredenheid over de werkwijze van Statements Assurance & Advisory B.V. (klachten) kunnen eveneens via deze regeling worden gedaan, waarbij anonimiteit wordt gegarandeerd.

3. Meldprocedure

Identificatie van een relevante situatie

Wanneer een medewerker, opdrachtgever of andere betrokkene een incident herkent dat onder de scope valt, kan hij/zij dit melden aan de compliance officer. Indien de melding toeziet op het handelen van de compliance officer wordt de melding door een bestuurslid, dat tevens RA is, behandeld, eventueel ondersteund met een externe compliance officer.

Aanmeldkanaal

Meldingen dienen uitsluitend elektronisch te worden verzonden naar: melding@statements.nl.

Bevestiging van ontvangst

De compliance officer, of het vervangend bestuurslid, bevestigt de ontvangst van de melding binnen vijf werkdagen en informeert de melder over de verdere afhandelingsprocedure en verwachte termijnen.

Tijdspad voor onderzoek

Het onderzoek wordt, afhankelijk van de complexiteit, binnen maximaal 4 weken na ontvangst afgerond. Van deze termijn kan worden afgeweken als de aard en inhoud van de melding hiertoe aanleiding geeft.

Terugkoppeling

Na afronding van het onderzoek ontvangt de melder een schriftelijke samenvatting van de bevindingen en de genomen maatregelen, tenzij Statements Assurance & Advisory B.V. gehouden is aan geheimhouding.

4. Vertrouwelijkheid

Alle communicatie, documenten en gegevens die verband houden met een melding worden strikt vertrouwelijk behandeld. De identiteit van de melder blijft, tenzij schriftelijk afstand wordt gedaan van anonimiteit, te allen tijde beschermd. Medewerkers mogen geen negatieve repercussies ondervinden ten gevolge van een melding; dit wordt expliciet gewaarborgd door het bestuur. Alleen personen die direct betrokken zijn bij de beoordeling of afhandeling van de melding krijgen toegang tot de relevante informatie.

5. Bescherming van de melder

Statements Assurance & Advisory B.V. verbiedt elke vorm van vergelding, discriminatie of benadeling van personen die een melding doen in goed vertrouwen. Eventuele schendingen hiervan zullen worden beschouwd als ernstige overtredingen en zullen passend worden opgevolgd.

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2026.