Subsidieverklaring en projectverantwoording

Wie subsidie ontvangt, moet achteraf verantwoorden waar het geld aan is besteed. Boven een bepaald bedrag vraagt de subsidieverstrekker daar een verklaring van een accountant bij. Hetzelfde geldt voor declaratieoverzichten, projectverantwoordingen en opgaven van gerealiseerde aantallen.

Het controleprotocol is leidend

Bij een subsidieverantwoording bepaalt de verstrekker de spelregels. Vrijwel elke regeling kent een eigen controleprotocol dat voorschrijft waar de accountant naar kijkt, met welke mate van zekerheid, en in welke vorm hij rapporteert. Dat protocol wijkt geregeld af van wat u bij een jaarrekeningcontrole zou verwachten.

Wij lezen dat protocol vóór wij beginnen en leggen u uit wat er praktisch uit volgt. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar het is precies waar het misgaat: een verantwoording die inhoudelijk klopt maar niet aansluit op het protocol, levert alsnog een verklaring met een beperking op — en daarmee het risico dat de subsidie deels wordt teruggevorderd.

Waar het in de praktijk op stukloopt

De meeste problemen ontstaan niet bij de controle maar ver daarvoor, in de administratie. Drie dingen komen steeds terug:

De urenregistratie. Bij regelingen waar personeelskosten worden vergoed, is de urenverantwoording bijna altijd het zwaarste onderdeel. Achteraf reconstrueren wat iemand twee jaar geleden aan een project deed, is vrijwel onmogelijk.

De scheiding tussen subsidiabele en niet-subsidiabele kosten. Als die scheiding niet in de administratie zit maar pas bij de verantwoording wordt gemaakt, kost het onnodig veel werk om aan te tonen dat de verdeling klopt.

De aansluiting op de financiële administratie. De verantwoording moet aantoonbaar voortkomen uit het grootboek. Een spreadsheet die daar los van staat, is niet controleerbaar.

Loopt uw project meerdere jaren, dan is het de moeite waard ons aan het begin te spreken in plaats van aan het eind. Een half uur aan het begin scheelt vaak dagen aan het eind.

Wat u krijgt

Een assurance-rapport in de vorm die het controleprotocol voorschrijft, met de bevindingen die daarbij horen. En als er onderweg iets opvalt dat u nog kunt herstellen, hoort u dat op het moment dat het nog uitmaakt.